МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, КОНТРОЛЮ ТА АУДИТУ В УМОВАХ АВТОМАТИЗОВАНОЇ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ

О. І. Волот, асп.

У статті визначені та узагальнені основні завдання бухгалтерського обліку, контролю та аудиту при застосуванні автоматизованих інформаційних систем обліку, розкриті основні методологічні принципи автоматизації бухгалтерського обліку та організації інформаційної системи бухгалтерського обліку, контролю та аудиту в умовах автоматизованої обробки інформації.

Ключові слова: автоматизована інформаційна система обліку, автоматизовані робочі місця бухгалтера (АРМБ), комп’ютеризація, електронно-обчислювальні машини (ЕОМ).

Одну з провідних функцій в управлінні підприємством виконує сучасний бухгалтер-аналітик, який не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але й здійснює велику роботу щодо планування, контролю, оцінки та аналізу господарської діяльності підприємства щодо аудіювання та прийняття управлінських рішень.

Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи і сучасні технічні засоби побудови різних інформаційних систем. Насамперед необхідно провести корінну реконструкцію його технічної й інформаційної бази на основі впровадження автоматизованої системи обліку, контролю й аудиту, до складу якої входили б автоматизовані робочі місця бухгалтера (АРМБ) [3].

На сьогодні в Україні складається нова економічна система ринкових відносин. Якісні зміни відбуваються в усіх галузях управління, зокрема, обліку, контролю та аудиту.

У зв’язку з новими умовами в управлінні змінюється роль бухгалтерського обліку та істотному коригуванню підлягають методологічні та методичні аспекти його організації.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. Можна виділити три категорії користувачів автоматизованої системи обліку [3]:

- керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами, а також відповідають за досягнення поставлених цілей;

- користувачі з прямим фінансовим інтересом, тобто особи, зацікавлені в стабільному фінансовому стані підприємства (інвестори, кредитори);

- користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова адміністрація, фондові біржі, урядові організації, працівники підприємства, покупці продукції, що випускається, тощо).

Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Функціонування на якісно новому технічному рівні зменшує його значення як організаційної частини інформаційної системи. Отже, бухгалтерський облік стає складовою частиною системи управління підприємством. Проте процес зміни проходить дуже повільно і відстає від темпів удосконалення технічного оснащення обліку. У результаті, незважаючи на зростання обсягу облікової інформації, яке викликане збільшенням її джерел і споживачів, та зростання матеріальних і трудових витрат на ведення обліку, пов’язане із впровадженням ЕОМ, споживча вартість бухгалтерської інформації залишається без змін.

Одна з основних причин такого стану справ полягає в тому, що відсутній новий, такий, що відповідає сучасним вимогам теорії і практики управління, підхід до бухгалтерського обліку та аудиту, а їхня роль у керуванні підприємством усіляко применшується. Існуючі способи та форми одержання і надання бухгалтерської інформації, ззагалом орієнтовані на використання її тільки бухгалтерією підприємства. Існуюча форма подачі бухгалтерської інформації виявилася незручною для використання керівниками підприємств в управлінських цілях, оскільки, по-перше, ця інформація формується не з виникненням потреби, а на чітко визначену дату, причому з періодичністю не менше, ніж місяць. По-друге, ця інформація видавалася у формі звітів і збиралася у спеціальних бухгалтерських реєстрах, з яких неспеціалісту дуже важко було вибрати необхідні показники.

Зараз усі три види господарського обліку істотно змінюються; спостерігається їхнє взаємопроникнення і злиття. Стиранню меж між ними також сприяють нові економічні умови і використання в організації для їхнього ведення сучасних засобів обчислювальної техніки.

Введення в практику автоматизованих інтегрованих систем обліку, контролю та аудиту і розподілених систем обробки даних (РСОД) дає можливість комплексно вирішувати завдання не лише з обліку, але й щодо контролю, аналізу та аудиту. За допомогою таких систем можна здійснювати оцінку фактичного стану підприємства, а також прогнозувати і моделювати управлінські рішення [2,3,6].

Сучасна автоматизована система обліку, контролю та аудиту будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна забезпечувати:

- повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

- виконання контрольних та аудиторських завдань з метою одержання необхідної інформації про наявні відхилення;

- одержання комп’ютерних управлінських рішень;

- здійснення аналізу та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

В умовах ринкової економіки бухгалтерський облік найтіснішим чином переплетений із внутрішньогосподарським аудитом. Основні завдання внутрішньогосподарського аудиту при застосуванні автоматизованої системи обліку такі:

- аналіз правомірності застосування на підприємстві конкретних форм і методів обліку;

- аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і перевірка підтверджень відповідними даними документів;

- дослідження облікових даних щодо повноти їхнього відображення;

- контроль несанкціонованого доступу до облікової інформації;

- контроль правильності та своєчасності зроблених розрахунків;

- контроль повноти та своєчасності формування звітної інформації;

- контроль правильності формування бухгалтерських проводок і формування облікових регістрів;

- дослідження і прогнозування фінансово-господарського стану підприємства;

- формування управлінських рішень.

Сучасний рівень розвитку економіки характеризується комп’ютеризацією всіх сфер народного господарства, застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин і АРМБ, що дає змогу вирішувати принципово нові завдання обліку.

Але, незважаючи на те, що завдання обліку вирішуються за допомогою ЕОМ, продуктивність праці облікових працівників і працівників апарату управління все ще залишається низькою. Більшого ефекту від застосування ЕОМ у бухгалтерському обліку можна досягти шляхом удосконалення методології та організації самого процесу обліку, підвищення його контрольних властивостей, а також за рахунок повнішого задоволення потреб управління в необхідній інформації. На сучасному етапі автоматизація бухгалтерського обліку загалом розвивається шляхом раціоналізації існуючої технології обробки облікової інформації та зниженні її трудомісткості, однак можливості такої автоматизації дуже обмежені. Це зумовлено тим, що існуюча методологія та організація обліку формувалися для його ведення вручну.

Таким чином, спостерігається значне протиріччя між потужністю застосовуваних ЕОМ і самою практикою обліку. ЕОМ полегшують роботу бухгалтера, але нічого не вносять у його зміст, тому що для цього необхідно підвищити роль обліку в управлінні, змінити і розвинути методологію обліку, удосконалити організацію для того, щоб максимально відповідати потребам управління.

В умовах функціонування АРМ облікових працівників нові технічні засоби автоматизації та організаційні форми їхньої експлуатації визначають необхідність перегляду методологічних аспектів автоматизації бухгалтерського обліку, що склалися в період застосування універсальних ЕОМ загального призначення.

У загальносистемному плані методологічні аспекти автоматизованого бухгалтерського обліку повинні відображати наступні питання [2,9]:

- автоматизоване формування управлінських рішень;

- автоматизоване формування первинної облікової інформації на папері та на машинному носієві;

- автоматизоване ведення аналітичного і синтетичного обліку;

- автоматизоване ведення зведеного обліку, складання періодичної та річної звітності;

- автоматизація інформаційно-довідкового забезпечення і контрольно-аналітичних функцій бухгалтерського апарату;

- автоматизована передача вихідної інформації системи автоматизованого бухгалтерського обліку, яка містить результати господарської діяльності підприємства й організації з метою її використання в управлінні.

Основні методологічні принципи автоматизації бухгалтерського обліку на базі АРМ бухгалтера повинні забезпечити єдиний підхід до розробки окремих елементів системи та єдиного функціонування. До основних методологічних принципів належать [2,3]:

- децентралізована організація експлуатації засобів автоматизації на місцях виникнення облікової інформації, тобто безпосередньо в бухгалтеріях та інших службах, де виникає та використовується первинна облікова інформація про господарські операції, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку;

- використання функціонального змісту діалогово-автоматизованої форми бухгалтерського обліку, директивних вказівок з питань його організації та методології, що забезпечують єдину методологічну основу його ведення;

- автоматизація складання документів первинного обліку на паперових і магнітних носіях на ділянках і в службах з великим обсягом господарських операцій, а також передача цих даних бухгалтеру для автоматизованого введення і відображення в бухгалтерському обліку;

- експлуатація засобів автоматизації обробки облікової інформації і безпосередньо обліковими працівниками в умовах функціонування АРМ бухгалтера;

- організація структури внутрішньомашинного інформаційного фонду завдань бухгалтерського обліку, яка адекватна структурі документного збереження даних бухгалтерського обліку в облікових реєстрах у вигляді машинних інформаційних таблиць, які відбивають набори машинних первинних документів і набори машинних документів-реєстрів бухгалтерського обліку;

- формування управлінської, облікової, контрольної та аудиторської інформації в запитальному режимі у доступному і зручному вигляді;

- створення АРМБ, в яких здійснюється цілком автоматизований розрахунок і надаються пропозиції щодо прийняття управлінських рішень;

- створення інформаційної мови запитів для відображення показників обліку, контролю та аудиту;

- формування оцінки стану підприємства, постановка найближчих цілей, вироблення шляхів їхнього досягнення як без урахування резервів, так і з урахуванням резервів підприємства.

Література_____________________________________________

1. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерського учета. – М.: Финстатинформ, 1996. – 214 с.

2. Загородний В.П. Автоматизация бухгалтерського учета, контроля, анализа и аудита. – К.: АСК, 1998. – 768 с.

3. Загородний В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерський учет, контроль и аудит в условиях рынка. – К: Блицинформ, 1997. – 605 с.

4. Зингер И.С., Кругликов Б.И., Садовников В.Н. Информационное обеспечение в организационных системах управления. – М.: Наука, 1998. – 207 с.

5. Інформаційні системи і технології обліку: Навчальний посібник / В.І. Голиков, О.Ю. Єганов, М.В. Фатеєєв, В.Д. Чайка. – Миколаїв: УДМТУ, 2002. – 156 с.

6. Литвин І.С. Інформаційні технології в економіці: Навч.посібник. – Т.: Економічна думка, 2001. – 296 с.

7. Палій В.Ф., Соколов Я.В. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1981. – 224 с.

8. Сопко В.В., Загородний В.П. Організація бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. – К.: КНЕУ, 1999. – 223 с.

9. Основи інформаційних систем / В.Ф.Ситник, Т.А. Писаревська, Н.В.Єрьоміна, О.С. Краєва. – К.: КНЕУ, 1997. – 245 с.

10. Островський О.М. Типовые элементы организации бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1988. – 189 с.