Яковлєва Ю.В. Селективний моніторинг використання бібліотечних фондів // Реєстрація, зберігання і обробка даних. — К. — 2002. — №1.

Яковлєва Юлія Вікторівна
Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського, Київ

Селективний моніторинг використання бібліотечних фондів

УДК 022.4.001.57

Розглянуто питання системного підходу до управління бібліотекою. Досліджено зв’язки і функції бібліотечного фонду як основного елементу системи “бібліотека”. Обґрунтовано виняткове значення аналізу інформації в технологічному циклі формування бібліотечного фонду. Обумовлено наявність видань підвищеного попиту. Запропоновано використання аналізу відповідей книгосховища на запити читачів для оптимізації топології зберігання фондів і вироблення політики комплектування.

Ключові слова: системний аналіз, моніторинг, планування і управління бібліотечними процесами, бібліотечний фонд

* * *

Бібліотека — складне поняття. Виявити її сутність безпосередньо, тобто шляхом спостережень за різноманітними проявами в реальній практиці, надзвичайно важко, а без знання сутності неможливо правильно організовувати роботу, формувати бібліотечний фонд і керувати його розвитком. Ця задача звужується за допомогою системного підходу, що почав використовуватися у бібліотекознавстві на рубежі 1960-1970-х рр. (Г.В. Тараченко, Ленінград)[1]. Системний підхід дозволяє вичленувати найбільш загальні і стійкі моменти у формуванні бібліотечного фонду, і, завдяки цьому, науково обґрунтувати найважливіші етапи роботи бібліотеки.

Найраціональніший шлях вивчення складних явищ — послідовний поділ їх до такої межі, за яким вони утрачають свою якість. Такою граничною одиницею поділу є елемент. Вивчення системи полягає у виявленні її елементів, підсистем, зв'язків між елементами і підсистемами, тобто у виявленні її структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують систему. Визначаються функції, виконувані елементами (підсистемами) усередині цієї системи і поза нею (у зовнішнім середовищі), її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність даної системи.

Бібліотека як система є результатом нерозривного зв'язку утворюючих її елементів і виникаючих з їх безлічі підсистем, а також виконуваних ними функцій.

У систему “бібліотека” обов'язково входять наступні підсистеми: бібліотечний фонд (БФ), користувачі бібліотеки (контингент читачів) (КЧ), бібліотечний персонал (БП), матеріально-технічна база (МТБ). (Рис.1) Випадання хоча б однієї з них руйнує всю систему. Тому з погляду життєздатності бібліотеки ролі всіх її підсистем і їхніх функцій рівноправні і рівнозначні.

Бібліотечний фонд є основою роботи будь-якої бібліотеки і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю бібліотеки, її завдань, інтересів і запитів читачів, організоване певним чином, таке, що зберігається тривалий час для повного, якісного й оперативного використання. Своєю назвою бібліотека зобов'язана саме фонду (лат. biblion - книга, theke - сховище).[2]

До висновку, що БФ є частиною (підсистемою) більш загальної, чим він сам, системи — бібліотеки в цілому, бібліотекознавство прийшло не відразу. Протягом багатьох століть поняття “бібліотека” і “бібліотечний фонд” не розрізнялися. Під бібліотекою малося на увазі “більш-менш велике зібрання книг” (Л.Б.Хавкіна, 1904)[1]. Емпіричні погляди на бібліотеку як на зібрання книг у сполученні з головним, як тоді здавалося, її призначенням — зберігати ці книги — позитивно впливали на теорію і практику бібліотечної справи. Вони сприяли багатобічній розробці питань, пов'язаних з відбором і, особливо, схоронністю фондів. Значною мірою завдяки представленням про те, що покликання бібліотеки — дбайливо зберігати всі книги, які потрапляють до неї, наші сучасники стали власниками культурної спадщини минулого.

Однак, незважаючи на виняткову важливість фонду для функціонування буквально всіх частин будь-якої бібліотеки, ставити знак рівності між ним і бібліотекою в цілому неправомірно: це все-таки перебільшує його роль у системі “бібліотека” і, одночасно, звужує представлення про бібліотеку як соціальний інститут. Як відзначив Ю.М. Столяров, “збирання книг і їхнє збереження як самоціль бібліотечної діяльності привело до книгосховищної кризи в бібліотечній справі, до недооцінки бібліотеками головного змісту своєї діяльності — обслуговування своїх абонентів”[1].

Кожна з підсистем виконує в системі “бібліотека” власні, якісно відособлені і, разом з тим, загальносистемні функції. Завдяки цьому і забезпечується цілісність бібліотеки як системного утворення. Наявність КЧ додає зміст існуванню бібліотеки; МТБ виконує функцію місця дії, внутрішнього середовища, де здійснюється вся бібліотечна діяльність; функція БП полягає в керуванні цією діяльністю. Довідково-пошуковий апарат (ДПА) бібліотеки — це засіб зв'язку між документом (Д) і читачем (Ч). Крім обов'язкових підсистем у конкретно-історичних умовах виникають, існують, розвиваються, а нерідко і відмирають багато необов'язкових підсистем. З погляду формування БФ найбільше значення серед них має ДПА, чи модель бібліотечного фонду.

БФ займає в системі “бібліотека” відносно автономне місце, яке дозволяє не зплутати його з іншими підсистемами і бібліотекою в цілому і, тим самим, не поширювати на нього не властиві йому функції.

Бібліотечний фонд виконує в системі “бібліотека” зовнішньосистемні і внутрісистемні функції. Кумулятивна і меморіальна (тобто функція збереження документів) функції — це зовнішньосистемні функції бібліотечного фонду, що обумовлюють саме суспільну необхідність у його існуванні.

Крім загальної внутрисистемної функції, БФ виконує ряд елементарних функцій, тобто таких, що виявляються по відношенню до тих елементів, з якими він зв'язаний. Найбільш важливою з них, з погляду кінцевої мети бібліотечної діяльності, є функція використання фонду абонентами бібліотеки, чи утилітарна функція. Для того, щоб прояв названих функцій був можливим, фонд необхідно укомплектувати, обробити, розмістити і зберегти. Усі ці процеси реалізуються технологічною функцією, що має місце в зв'язку БФ — БП.

Усі функції спрямовані, в кінцевому рахунку, на забезпечення діалектичної відповідності між документом і читачем, тому кожна з них важлива в процесі формування бібліотечного фонду і не може недооцінюватися.

Реалізація кожної функції складає зміст процесів формування і використання БФ. Із системної точки зору технологію формування БФ (ФБФ) можна визначити як реалізацію речовинних зв'язків між елементами фонду. Власне кажучи, технологія ФБФ являє собою цикл, що складається з послідовних процесів, спрямованих на перетворення хаотичної безлічі документів в упорядковану сукупність (тобто бібліотечний фонд), а також збереження й експлуатацію цієї сукупності.

ФБФ правомірно розглядати як цикл тому, що всі процеси з його створення періодично повторюються. Для того, щоб сформувати БФ, необхідно здійснити 8 процесів:

  1. моделювання БФ;
  2. комплектування БФ;
  3. облік БФ;
  4. обробка БФ;
  5. розміщення документів БФ;
  6. забезпечення збереженості документів БФ;
  7. доставка документів БФ;
  8. аналіз інформації.

Процеси мають прямий і зворотній зв'язки, що дозволяє бібліотекарю керувати фондом. При його формуванні у більшості бібліотек використовуються традиційні методи, засновані на особистих якостях керівників і фахівців, на професійному досвіді, традиціях, емпіричних висновках і судженнях. В умовах постійного ускладнення внутрішньо- і зовнішньосистемних зв'язків бібліотеки, росту обсягу фондів, інформаційних потреб читачів та інших факторів такі методи усе більш зживають себе. На допомогу приходять автоматизовані системи.

На даний час поширена часткова автоматизація, тобто автоматизація окремих процесів ФБФ. Приміром, ряд наукових бібліотек багато років автоматизує облік літератури, у деяких бібліотеках автоматизований облік загальної кількості і різних параметрів задоволених і незадоволених вимог. Однак усі ці системи поки ще діють в окремо взятих, розрізнених установах і мережах, мають різне програмне забезпечення й обмежений набір можливостей. Тим часом автоматизація виправдовує себе тим більше, чим більшу кількість процесів вона охоплює.

Технологія ФБФ, будь то автоматизована чи мануальна, повинна бути побудована таким чином, щоб вчасно і повноцінно задовольняти інформаційні запити при найменшій витраті часу і сил бібліотекаря й абонента, а також забезпечувати схоронність документів, що містяться у фонді, протягом усього часу, поки вони представляють реальний чи потенційний інтерес для абонентів як даної, так і інших бібліотек.

Після того, як пройдено сім процесів технологічного циклу ФБФ, починається новий виток вивчення факторів, що впливають на політику і масштаби ФБФ. З'являється можливість доповнити це вивчення аналізом реально сформованого контингенту абонентів, їхніх інформаційних інтересів і запитів, а також сформованого і такого, що продовжує формуватися, фонду. Значення цього аналізу дуже велике, адже він дозволяє формувати БФ не умоглядно, а за допомогою конкретних фактичних даних.

Аналіз інформації про стан і функціонування БФ, про зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі, складає зміст восьмого, заключного процесу ФБФ, він же є початковим для повторення циклу.

Знання кінцевої мети формування бібліотечного фонду, шляхів її досягнення, а також інформації про стан і використання фонду дозволяє прийняти управлінське рішення. У процесі управління бібліотечним фондом винятково значна роль інформації — без неї управління просте неможливе. Виконання управлінських функцій невіддільне від систематичного обміну інформацією як між підсистемами керування фондом, так і між цими підсистемами і зовнішнім середовищем. Маючи повну інформацію, бібліотекар завжди має представлення про стан фонду, про ступінь досягнення фондом поставленої мети. Це дозволяє керівнику впливати на фонд у потрібному напрямку. По суті справи, управління містить у собі безупинний збір і передачу інформації про стан і використання бібліотечного фонду; логічну переробку цієї інформації (тобто її аналіз, осмислення, оцінку); ухвалення рішення і видачу керуючих впливів. Метою цих дій є приведення фонду в бажаний, заздалегідь змодельований стан, а також контроль за виконанням прийнятого рішення. У процесі такого контролю готується нова інформація для наступного витка управління. Відсутність інформації, її недостатність, надмірність, невірогідність, неоперативне надходження або ігнорування можуть цілком зруйнувати управління, а з ним – і саму керовану систему. При цьому, чим складніша система управління, тим тонше вона реагує на будь-які перешкоди в управлінні нею, тим більшої точності, повноти й оперативності одержання інформації вона вимагає.

У спеціальній бібліотеці з чітко диференційованим за якою-небудь ознакою контингентом абонентів вивчення їхніх потреб менш важливо, ніж знання задач даної бібліотеки. І навпаки, у бібліотеках з невизначеним контингентом абонентів, різнопрофільними запитами, і, відповідно, з універсальними фондами задачі сформульовані в настільки загальній формі, що, ґрунтуючись на них, важко прийняти конкретне управлінське рішення про добір документа, його розміщення тощо. У цьому випадку більш важлива інформація про інтереси абонентів. Потреби абонентів виражаються в їхніх запитах (вимогах) на документ.

Органи статистики враховують лише задоволені вимоги (книговидачу). Тим часом не менш важлива і статистика відмовлень.

Відмовленням вважається невиконання правильно оформленої читацької вимоги на фактично видані джерела інформації, задоволення яких входить у задачі бібліотеки і не вимагає спеціального дозволу. Видача нерелевантного документа прирівнюють до відмовлення. Причинами відмовлень можуть бути:

Наявність відмовлень на видання підвищеного попиту обумовлена закономірністю концентрації і розсіювання інформації, яка вперше була сформульована С. Бредфордом в 1934 р. для опису розсіювання статей в упорядкованій тематичній сукупності наукових журналів [3]. В подальшому було доведено, що його дія поширюється не тільки на періодику, але й на інші види видань [4]. Він застосовний також і до бібліотечного фонду в цілому.

В сучасному трактуванні закону Бредфорда розподіл обігу документів в бібліотечному фонді виражається залежністю, що має вигляд:

,

(1)

де - параметр, який характеризує нерівномірність обігу документів в нормованому діапазоні .

Для з'ясування бібліотечного значення параметра визначимо частку від ділення максимального і мінімального значень функції , які досягаються відповідно при х=0 і х=1.

,

(2)

Як видно з отриманого виразу , з точністю до постійного складового 1 являє собою відношення інтенсивності використання видань даного бібліотечного фонду, що найбільш і найменше запитуються.

Цей висновок дозволяє досить просто оцінити величину параметра, що розглядається, оскільки наближені значення і у конкретній бібліотеці звичайно відомі. Крім того їх можна отримати на основі спеціальних досліджень або методом експертних оцінок. Як правило, >1000. Для великих бібліотек з об'ємом фонду більше за I млн. одиниць зберігання значення цього параметра більше в десятки разів.

Маючи , можна без особливих ускладнень визначити розподіл обігу документів в бібліотечному фонді, використовуючи для цього вираз (1). Крім того, за відомим співвідношенням [5]:

,

(3)

нескладно обчислити питому вагу читацьких вимог , що задовольняються х - ю частиною фонду. Результати відповідних розрахунків для різних значень приведені нами в [6]. Основним висновком з аналізу отриманих даних є те, що обмежене число документів, питома вага яких не перевищує декількох процентів від загального об'єму фонду, задовольняє велику частину читацьких вимог (навіть 1 % фонду при вельми широких припущеннях відносно діапазону можливих змін значення параметра забезпечує задоволення 35% - 60 % запитів читачів). Такі видання доцільно наблизити до зони обслуговування.

Для виявлення видань підвищеного попиту пропонується використовувати аналіз відповідей книгосховища. Вивчення відповідей книгосховища або відмовлень має для формування БФ не менше значення, ніж аналіз задоволених запитів, оскільки щонайкраще дозволяє знайти недоліки БФ.

Незважаючи на те, що методика аналізу числа відповідей книгосховища у комплексі з показниками книговидачі й обігу фонду розроблена ще у 1939 р. і потім удосконалена, вона усе ще не узвичаїлася бібліотечної роботи.

Зрозуміло, постановка обліку відповідей книгосховища зажадає додаткової роботи з боку бібліотекарів, і без того обтяжених різними формами обліку, однак переваги цієї форми настільки значні, що виправдовують усі витрати. На наш погляд, враховувати усі запитані видання підряд зовсім не потрібно. У практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у декілька (до 6 і більше) разів і – що особливо важливо, - найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо якщо використовується електронно-обчислювальна техніка.

Таким чином, саме показник числа відповідей книгосховища у комплексі з показниками книговидачі й обігу фонду дає надійну основу для вироблення політики комплектування, популяризації книги та інших сторін обслуговування абонентів.

Запропонований нами алгоритм селективного моніторингу відповідей книгосховища містить такі кроки:

Етап 1. Ведення бази даних відповідей книгосховища ( надалі БВК)

На першому етапі оператор повинен з наперед заданою періодичністю вносити до бази відповідей книгосховища (БВК) дані про відібрані до аналізу відповіді книгосховища. Відповіді книгосховища відбираються без певного правила, наприклад, ті що надійшли за останні години.

До БВК оператором вносяться нові записи, в яких:

а) автоматично формується дата введення запису;
б) вноситься (вибирається) шифр зберігання з бази шифрів зберігання видань;
в) вибирається категорія відповіді книгосховища з довідника категорій відповідей (наприклад, “Видання в ремонті”, “Видання на руках” тощо).

Етап 2. Аналізування бази даних відповідей книгосховища.

Даний етап включає декілька кроків, а саме:

  1. Визначається термін аналізування (початкова і кінцева дати періоду аналізування), наприклад, за останній місяць, рік тощо.
  2. Формується повна база відповідей книгосховища (ПБВ), в яку з повного електронного каталогу бібліотеки вносяться записи, в яких шифри зберігання відповідають даним бази відповідей книгосховища. Якщо таке видання в ПБВ вже зустрічається, то накопичується кількість відмов з певної категорії відповіді і загальна кількість відповідей.
  3. Проводиться аналіз БВК.

Доцільно проводити аналіз отриманих даних за однією або декількома категоріями аналізу:

  1. Аналіз галузі знань (тематики) видань, на які надходять відмови. Такий аналіз дасть змогу виявити галузі знань, видання з яких на період аналізування мали найбільший попит.
  2. Аналіз виду видань за цільовим призначенням (підручник, посібник, довідник тощо). Цей аналіз потрібен тому, що бібліотека, яка не відноситься до освітянських, не може в повній мірі задовольнити попит на учбову літературу. Тому періодичне збільшення попиту на літературу такого плану не є приводом для розробки рекомендацій щодо збільшення кількості видань.
  3. Аналіз виду видань за періодичністю потрібен для визначення того, чим на теперішній час більше користуються читачі, а саме: журналами, книгами, енциклопедіями, збірниками наукових праць тощо.
  4. Аналіз року видання для з’ясування розподілу попиту на новішу і старішу літературу.
  5. Аналіз за категорією відповіді для визначення загальної кількості відповідей книгосховища певної категорії.
  6. Виявлення конкретних видань підвищеного попиту.

Роботи по практичній реалізації алгоритму селективного моніторингу відповідей книгосховища проводяться на основі системи CDS/ISIS (Computer Documentation System / Integrated System Information Services) — пакету прикладних програм для побудови автоматизованих інформаційних систем бібліотек, архівів и музеїв. CDS/ISIS є спеціалізованою системою для введення, зберігання і пошуку інформації, розробленою спеціально для комп’ютерної обробки бібліографічних баз даних. Одним з головних досягнень, наданих засобами системи є те, що CDS/ISIS здатен маніпулювати довільною кількістю баз даних, кожна з яких може складатися з різних елементів даних. В складі системи є модулі, призначені для статистичного аналізу змісту вибраних полів бази даних. Традиційно вони використовуються для отримання розподілу документів за роками видання, тематикою, видавництвом тощо. В нашому випадку в якості вхідного масиву для аналізу обираються дані про відповіді книгосховища.

Кожна категорія аналізу виконується за відповідним алгоритмом, кожний з яких використовує певні поля з повної бази відповідей книгосховища. Так, наприклад, аналіз різновиду видань використовує поля з даними, що доповнюють назву. Для того, щоб визначити учбову літературу, аналізуються лише записи, які мають у вказаних поля слова типу “посібн.”, “учебн.” тощо.

Результат аналізу за кожною категорією -- відповідна відомість (звіт), яка дозволить спеціалістам зробити належні висновки і допоможе виробити рекомендації для прийняття управлінських рішень.

Висновки.

1. Закономірність концентрації і розсіювання інформації обумовлює наявність видань підвищеного попиту, які доцільно наблизити до зони обслуговування.

2. Моніторинг відповідей книгосховища має бути спрямований на виявлення видань підвищеного попиту з мінімальними трудовитратами бібліотечних працівників. Запропонований алгоритм селективного моніторингу інформаційного потоку відповідей книгосховища дасть змогу підготувати рекомендації для прийняття обґрунтованих управлінських рішень по оптимізації топології зберігання фондів та коригування політики комплектування літературою бібліотек.

Література

1. Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд. М.: Книжная палата, 1991. - 270 с.

2. Терехин, В.И. Библиотечный фонд: Учеб. пособие для учащихся библ. отд-ний уч-щ (колледжей) культуры и искусств, библ. техникумов / Моск. гос. ун-т культуры и искусств. - М.: Изд-во МГУКИ: Профиздат, 2000. - 175 с.

3. Мотылев В.М. Основы количественных исследований в библиотечной теории и практике / АН СССР. Б-ка. – Л.: Наука. ЛО, 1988. – 197 с.

4. Столяров Ю.Н. Критерий эффективности библиотечного обслуживания: Учеб. пособие / Моск. гос. ин-т культуры. – М.: 1982. – 80 с.

5. Солтон, Дж. Динамические библиографические системы: Пер. с англ. / Под ред. В.Р.Хисамутдинова. – М.: Мир, 1979. – 557 с.

6. Архипчук Ю.В. Модель обігу фондів на основі закону Бредфорда // Реєстрація, зберігання і обробка даних. – 2001 р. – 3, №4. - С.37-43.

© Яковлєва Юлія Вікторівна, 2002
Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського
www.nbuv.gov.ua