Антоненко І.П. Авторитетний контроль бібліографічних записів // Бібл. вісн. — 1995. — N 4.
Антоненко Ірина Петрівна
Центральна наукова бiблiотека iм. В.I. Вернадського, КиївАвторитетний контроль бібліографічних записів
Останнім часом бібліотечними фахівцями починає усвідомлюватися необхідність залучення до бібліотечної технології обробки документів можливостей авторитетного контролю, реалізація якого тісно пов'язана з ефективним функціонуванням інформаційних систем. Витоки авторитетного контролю, концепція якого традиційно розуміється фактично в усіх положеннях, що принципово торкаються цілей і задач наукової обробки документів, простежуються починаючи з середини XIX ст. Але з появою у 70-х роках XX ст. нових інформаційних технологій він не тільки виділяється як самостійне поняття та явище, а й формується його роль в оптимізації діалогових інформаційних систем.
Отже поняття "авторитетного контролю" в сучасному його розумінні сформовано в часи інформатизації суспільства. Для розуміння змісту поняття необхідно уявляти один з перекладів англійського слова "authority" (на відміну від поняття "author"), яке у конкретно вузькому його змісті означає "авторитетне джерело" (книжка, документ).
Проблема полягає в тому, що функціонування значних за обсягом баз бібліографічних даних і, зокрема електронних каталогів, передбачає наявність множини варіантів формулювань одного заголовку. Це може спричинити наведення різних формулювань у заголовках бібліографічних записів, що може негативно вплинути на результати бібліографічного пошуку. Але відомо, що основним принципом формування заголовку бібліографічного запису є наведення уніфікованих даних.
При наявності лише традиційного режиму обробки документів питання уніфікації деяких елементів, які виступали в ролі заголовку бібліографічного запису, було висунуто бібліографами-практиками ще наприкінці XIX століття. Це було викликано швидким зростанням видавничого потоку первинних документів і вторинної, тобто бібліографічної інформації, що вимагало створення спеціального допоміжного довідково-бібліографічного апарату з розвиненою системою посилань для уточнення форми заголовку бібліографічного запису [1].
У той час для каталогізатора та бібліографа стало нагальною потребою відрізнення, ідентификація одноіменних індивідуальних авторів, приведення до єдиної загальноприйнятої форми часто виникаючих альтернативних форм імен того самого автора (псевдоніми, транслітерації, варіанти формулювання тощо), а пізніше і колективного автора, найменувань серійних видань, анонімних класичних творів, географічних назв та предметних рубрик. Необхідність додержання принципу уніфікації заголовків бібліографічних записів і спричинило виникнення спеціальної інформаційної технології її забезпечення. Такою технологією і став авторитетний контроль, а традиційно існуючі довідково-нормативні картотеки індивідуальних та колективних авторів (тобто імена осіб та найменування установ та організацій) на початку 70-х років отримали назву "авторитетні" ("authority"), інакше кажучи "офіційні".
Під авторитетним контролем ("authority control") розуміється процес підтримки сталості та сумісності форми найменувань установ та організацій у заголовках бібліографічних записів на основі їх уніфікації шляхом застосування електронно-обчислювальної техніки. Інформаційним засобом підтримки технології авторитетного контролю є довідкова база даних авторитетних записів. Остання створюється з метою фіксації уніфікованих заголовків, їх альтернативних варіантів та взаємозв'язків поміж ними.
Власне питання теорії авторитетного контролю отримали значний розвиток у публікаціях зарубіжних дослідників, оскільки цей напрямок сформувався як такий у галузі бібліотекознавства у США, де починаючи з 1889 року Бібліотека конгреса США розпочала створювати картотеку заголовків бібліографічних записів, яка містила систему посилань, що пов'язували різні варіанти цих заголовків поміж собою. Найбільш значний внесок у дослідження теоретичних проблем авторитетного контролю внесли Г.Д.Аврам, Д.Андерсон, Т.Делси, К.Л.Хендерсон, С.М.Малінконіко, М.Ранкл, Г.Ф.Шмайрер, А.Г.Тейлор, Б.Б.Тiллетт та інші.
Так передумови виникнення авторитетного контролю були досліджені Б.Б.Тіллетт [2]. Необхідність створення та підтримки унікальної форми заголовків для імен особ на основі розгалуженої системи апарату посилань обгрунтована в роботах А.Г.Тэйлор [3]. Практична необхідність авторитетного контролю заголовків бібліографічних записів для ефективної реалізації пошукової та кумулятивної функцій бібліотечного каталогу визначена Г.Ф.Шмайрером [4]. М.Ранкл описав різні процедури авторитетного контролю, що необхідні в умовах діалогу, та підкреслив особливу його необхідність у діалогових базах даних колективного використання, де зливаються записи із декількох організацій [5]. С.М.Малінконіко та К.Л.Хендерсон в своїх дослідженнях [6] визначили можливість подальшого розвитку авторитетного контролю на основі комунікаційної технології, а також технології маніпулювання широкими масивами даних.
Питання необхідності створення підсистеми авторитетного контролю з метою вдосконалення функціонування інформаційних систем бібліографічної спрямованості були також порушені при теоретичному осмисленні сутності національної бібліографії як галузі інформаційної діяльності нації, в процесі якої створюється, зберігається, розподіляється та використовується бібліографічна інформація, що створена даною нацією [7]. Це пояснюється тим, що питання уніфікації форми представлення імен осіб, найменувань організацій та установ або інших заголовків, що являють собою важливу частину бібліографічної інформації, залежить від їх національної належності. Очевидно, що визначення ролі національної бібліографії в організації уніфікованого представлення імен/найменувань як інформаційного об'єкту має важливе значення для осмислення необхідності реалізації міжнародної системи авторитетного контролю, на що звернули увагу Т.Делси, Д.Андерсон [8].
Теоретичне осмислення авторитетного контролю, що відбувалося здебільшого у США, еволюціонувало у конкретні практичні форми, реалізовані шляхом формату MARC/Authorities (Бібліотека конгресу США, 1981) і створення файлів авторитетних записів у бібліотеках та бібліотечно-інформаційних центрах Великобританії, Канади, Німеччини, США, Франції тощо. Наявність та використання уніфікованих правил та методів формування та підтримки цих файлів сприяли створенню бібліотечно-інформаційних мереж, що об'єднали інформаційні ресурси багатьох бібліотек та інформаційних центрів, у тому числі й їх файли авторитетних записів.
На основі аналізу сутності функціонування зазначених мереж у дослідженні відзначається, що технологія авторитетного контролю у бібліотечно-інформаційних системах різних країн схожа і може бути описана таким чином. Уніфіковані заголовки та посилання до них записуються в машинній формі та інформаційно пов'язуються з бібліографічними записами, де мають використовуватися ці заголовки. Будь-який заголовок може бути змінено (виходячи з потреб кожного конкретного моменту часу, наприклад, установа змінила свою назву, та у відповідності до діючих правил каталогізації) шляхом одночасної глобальної зміни номерів для авторитетного файлу у відповідних бібліографічних записах. Таким чином, якщо заголовок в ав торитетному файлі змінюється, бібліографічні записи з такими заголовками автоматично сприймають цю зміну.
Аналіз наявних систем авторитетного контролю окремих країн показав, що за час свого існування ця ідея з теоретичних положень еволюціонувала у конкретні практичні форми та зросла у проблему міжнародного значення. Завдання представлення імен/найменувань на міжнародному рівні пов'язане з необхідністю подолання цілого ряду суперечностей, які обумовлені принципами, прийнятими на національному рівні та широко використовуються у практиці бібліографічних служб і бібліотек. Для того, щоб зрозуміти цілі та основні причини необхідності існування міжнародної авторитетної системи, необхідно перш за все розглянути концепцію IFLA UBC. Протягом 20-ти років IFLA веде роботи по створенню міжнародної системи авторитетних даних (International Authority System), зокрема по визначенню термінів "національні автори" та "національні колективи", структури авторитетних даних у міжнародному форматі, розробці стандарту представлення авторитетних даних тощо. Найбільш вагомим результатом роботи IFLA у цьому напрямку стала публікація у 1991 р. формату UNIMARC/Authorities.
Концепція UBC щодо авторитетних даних передбачає додержання таких принципів:
- у відповідності з першим принципом передбачається, що кожна країна несе відповідальність за формулювання авторитетних заголовків для її індивідуальних та колективних авторів;
- у відповідності з другим принципом передбачається, авторитенті записи, що створюються національними бібліографічними агенціями повинні бути доступними для використання іншими країнами, що потребують авторитених даних для тих самих авторів.
Умови використання принципів UBC в бібліографічному описі та авторитетних даних однакові.
- По-перше, повинно існувати загальноприйняте зведення принципів, стандартів та практичних посібників по формулюванню та структурі каталогізаційних даних.
- По-друге, кожна національна бібліографічна агенція має здійснювати свою діяльність на основі всебічної сумісності даних при умові дотримання стандартів.
- По-третє, повинна існувати інфраструктура, яка б підтримувала ефективний обмін даними поміж національними бібліографічними агенціями.
Ступінь дотримування цих умов буде впливати на розширення чи обмеження реалізації авторитетного контролю в міжнародному масштабі.
Робота по реалізації концепції UBC в частині, що торкається нормалізації заголовків індивідуальних та колективних авторів та здійснюється IFLA протягом 20-ти років, в значній мірі грунтується на визнанні необхідності реалізації трьох завдань:
- стандартизації діяльності по створенню заголовків та структуризації авторитетних даних;
- створення умов для досягенння сумісності авторитетних даних, що дає можливість покласти відповідальність за створення та розповсюдження авторитетних записів;
- розробка інфраструктури підтримки ефективного міжнародного обміну авторитетними даними.
У 1978 році на сесії IFLA в Штрбске-Плесо (ЧССР) була створена Робоча група по заснуванню Міжнародної системи авторитетних даних (International authority system — IAS), до складу якої ввійшли представники Австрії, Канади, СССР, США, Франції, ФРГ, Швеції, Японії. Метою Робочої групи була стандартизація змісту та структури авторитетних записів імен/найменувань у друкованій та машинній формах. Робоча група повинна була вирішити ряд завдань:
- дати характеристику функцій бібліографічної діяльності та засобів обміну авторитетними даними, що мають підтримувати IAS;
- проаналізувати співвідношення даних, що мають бути включені у заголовки, з національними правилами створення бібліографічних записів;
- визначити різні типи заголовків та встановити елементи даних, що мають бути включені до складу авторитетного запису;
- дати визначення для термінів "національні автори" та "національні колективи";
- визначити структуру авторитетних записів в UNIMARC форматі;
- дати характеристику та установити значення міжнародного стандартного номера авторитетного запису (International standard author number — ISAN).
Робочою групою було укладено документ, який визначив основне коло завдань для IAS та базові передумови для їх стиковки та реалізації. У документі виділено чотири рівня функціонування IAS. Для кожного рівня визначена мета, перелічені умови та функції системи по відношенню до різних бібліографічних процесів. Рівні організовані таким чином, щоб максимально відповідати постійно зростаючій складності структури. При цьому кожний рівень є основою для реалізації наступного.
На першому (базовому) рівні система призначена сприянню передачі авторитетних даних на друк чи мікродрук з одної національної агенції до іншої в стандартному форматі. Єдиною умовою функціонування такої системи було визначення в загальному вигляді стандарту для представлення авторитетних даних, що впливав би на зміст авторитетного запису, на структурування елементів даних всередині запису, на використання знаків та символів для індикації зв'язків поміж елементами даних.
Робота над стандартом виявила, що реально існують три форми опису:
- власно авторитетний опис;
- опис, що містить посилання;
- загальний пояснювальний опис.
Тільки за допомогою комбінації та інтеграції всіх трьох форм може бути складено повний авторитетний запис, чітко відображаючий зв'язки поміж установленою, або авторитетною, формою заголовку та його варіантами, які може шукати користувач. Управління цими зв'язками, правила, що були прийняті для їх відображення та засоби, що дали б можливість об'єднання авторитетних описів з описами, що містять посилання, в одному візуальному представленні даних стали питаннями, потребуючими найбільшої уваги Робочої групи.
Результатом цієї роботи став підготовлений у 1983 році проект "Керівництво до складання заголовків авторитетних даних та посилань" ("Guidelines for authority and reference entries" [9]), який був затверджений у 1984 році та опублікований у Лондоні Міжнародним бюро IFLA по UBC. У "Guidelines..." визначені елементи даних, що наводяться у авторитетних записах у формі, що легко сприймається. Форма даних, що включаються в авторитетний запис, є предметом правил та інструкцій, що використовують агенції, які створюють запис. До них, наприклад, належить такий документ, опублікований IFLA для форми заголовків, як "Форма та структура заголовків колективного автора". Крім того, дозволяється користуватися окремими правилами для формулювання заголовків, що були включені в національні правила каталогізації. "Guidelines..." склало основу для розробки міжнародних форматів представлення імен/найменувань.
Другий рівень системи створюється для мінімального удосконалення першого рівня, з метою узгодження обміну авторитетниими даними в машиночитаємій формі.
У доповнення до необхідних умов стандарту представлення даних на першому рівні, система на другому рівні потребує визначення формату стандартного запису для машинних авторитетних даних, що має забезпечити уніфікацію змістовного визначення елементів даних, встановлених стандартом першого рівня, а також контролю записів і, якщо необхідно, кодування даних. Результатом роботи у цьому напрямку стали національні формати авторитетних даних такі як, наприклад, MARC/Authorities.
Реалізація другого рівня дозволяє процеси, що підтримуються за допомогою ручних операцій на першому рівні, автоматизувати та інтегрувати з існуючими автоматизованими операціями з метою забезпечення більш ефективних засобів побудови файлів, верифікації, редагування записів, контролю файлу тощо.
На третьому рівні для компенсації відмінностей у мові, написанні, правилах каталогізації тощо, що можуть відбитися на алфавітному представленні авторитетних даних і як результат привести до мінімізаціі ефективності узгодженості та контролю авторитетних записів, система створюється з метою забезпечення унікальної ідентифікації імен осіб, найменувань установ, географічних найменувань, предметних рубрик тощо засобами цифрової ідентифікації.
Таким унікальним ідентифікатором мав стати ISAN. Однак, ця проблема досі не вирішена. Створення міжнародної стандартної авторитетної цифрової системи дало б змогу модернізувати роботу системи на першому та другому рівнях та підвищити продуктивність функцій, що включають верифікацію, підтримку файлу, контроль тощо. Навіть для національних систем, функціонуючих без повністю автоматизованого авторитетного контролю існування ISAN і залучення цих номерів до бібліографічних записів на машинних носіях слугувало б підвищенню ефективності автоматизованих операцій по зіставленню бібліографічних записів та інтеграції записів із зовнішніх ресурсів до внутрішніх чи національних файлів.
На четвертому рівні може бути створена система, незалежно від операцій, пов'язаних з ISAN як таких, що буде отримувати дані, що створені будь-якою бібліотекою, редагувати їх та розподіляти для використання іншими бібліотеками. З цього моменту система набуває характеру мережі.
Результатом роботи IFLA у цьому напрямку стала публікація у 1991 році формату UNIMARC/Authorities [10]. Оскільки UNIMARC/Authorities являє собою частину групи незалежних форматів UNIMARC існує декілька стандартів, яких необхідно суворо додержуватися. Це стосується трьох основних частин формату машинного запису:
- Структура запису, що включає в себе фізичне представлення та розміщення інформації.
Для обміну даними на магнітних стрічках такий стандарт має бути визначеним всередині структури ISO 2709 ("Документація: Формат для обміну бібліографічною інформацією на магнітній стрічці") та з урахуванням UNIMARC формату для бібліографічних записів.- Зміст визначень для запису, що ідентифікують елементи та забезпечують додаткову інформацію про них.
Зміст визначень для заголовків повинен бути ідентичним такому, що використовується в UNIMARC, тому що однакові елементи даних наявні в обох форматах. Взаємодія заголовків у бібліографічних та авторитетних записах не повинно обтяжуватися відмінностями у змісті визначень, оскільки ступінь взаємодії буде мати прямий вплив на легкість розуміння та використання формату. Другим форматом, якого необхідно додержуватися є "Guidelines...".- Зміст даних записів, призначених для передачі.
Зміст даних, що включаються до авторитетного запису є предметом правил та інструкцій, що використовують органи, які створюють запис. Серед них рекомендації, опубліковані IFLA "Form and structure of corporate headings", що застосовуються з врахуванням національних каталогізаційних інструкцій.UNIMARC/Authorities достатньо деталізовано для підтримки динаміки зміни бібліографічної інформації по багатьом напрямкам та достатньо гнучкий для перенесення даних, що надходять з різних інформаційних агенцій і сформульованих у відповідності до різних стандартів.
Система, що функціонує на четвертому рівні, призначена для підтримки усіх функцій першого та другого рівнів, але на якісно більш високому рівні, оскільки буде сприяти інтеграції авторитетних даних із зовнішніх джерел до національних файлів завдяки тому, що вона забезпечує отримання та контроль варіантів даних, створених у різних точках мережі та передачу цих даних таким чином, щоб полегшити їх інтегроване використання в інших точках, де фігурують такі самі варіанти даних.
У системі, де UNIMARC/Authorities буде служити засобом зберігання та розповсюдження, перевага наявності авторитетних записів, що створюються для функціонування на чотирьох зазначених рівнях, полягає в тому, що ці записи можуть бути використані для взаємодії з бібліографічними записами, що надходять з різних джерел і можуть служити як механізм, що може приводити заголовки до форми, якій надається перевага в установі, що отримує дані. Система забезпечує введення необхідної форми до авторитетного файлу та забезпечує організації, що отримує дані, можливість недвозначно визначити необхідні форми заголовків за допомогою посилань.
Важливо зазначити, що чисельні зарубіжні дослідження в сфері авторитетного контролю достатньо відокремлені. У вітчизняній бібліотечній практиці ідея авторитетного контролю досі не здобула популярності та не є абсолютно очевидною для бібліотекарів, бібліографів, фахівців в інформаційній галузі, тобто усіх тих, хто так чи інакше пов'язаний із процесами обробки інформації.
В бібліотечній та бібліографічній діяльності теоретичні проблеми авторитетного контролю зазнають період становлення. Цей процес зіткається з труднощами термінологічного характеру внаслідок недосконалості термінологічного апарату в цій галузі знань, відсутності розуміння первинних понять працівниками бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб.
З метою уникнення розбіжностей в усвідомленні сутності проблеми ми пропонуємо деякі базові терміни та їх визначення, що формулюються з метою зконструювати деякий понятійний ряд, придатний для використання в подальшому дослідженні. Ці терміни розроблені на основі аналізу зарубіжних джерел, які присвячені висвітленню систем авторитетного контролю, що функціонують в американських, англійських, канадських, французських, німецьких та інших бібліотечно-інформаційних системах приблизно чверть століття.
Система авторитетного контролю являє собою інформаційну надбудову над бібліографічною базою даних, що має функціонувати на основі довідкової бази даних авторитетних записів про деякі елементи бібліографічного запису, а саме імена осіб, найменування установ та організацій, уніфіковані назви, предметні визначення інформації, яка централізовано підтримується і є одним із важливіших засобів забезпечення сумісності бібліографічних записів на локальному, національному та міжнародному рівнях. Функціонально ця система відповідає умові необхідності підтримки уніфікації представлення особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації.
Термін "авторитетний контроль" часто помилково використовується у сучасній бібліотечній практиці. Це відбувається тому, що процеси, які включаються фахівцями в це поняття, еволюціонують на базі електронно-обчислювальної техніки. Зокрема, "авторитетний контроль" і "авторитетна робота" це не теж саме, але ці поняття нерідко можуть взаємозамінюватися.
Під авторитетним контролем слід розуміти загальний термін для визначення концепції проведення авторитетної роботи із використанням електронно-обчислювальної техніки, що являє собою процес уніфікації вищезазначених елементів бібліографічних записів, управління варіантами їх формулювань та підтримки сумісності цих записів в бібліографічних базах даних за допомогою посилання на авторитетний файл. Забезпечення зазначеної сумісності може бути реалізовано на базі використання алгоритму, що дозволяє порівнювати, та автоматизованої перевірки елементів бібліографічного запису, котрі включаються в бібліографічні бази даних. До деякого часу ці процедури вважалися спеціальними функціями електронно-обчислювальної техніки, але відтоді, як вони стали призначатися для контролю елементів бібліографічного запису, вони можуть вважатися авторитетним котролем.
Термін "авторитетна робота" включає дослідницьку діяльність та інтелектуальні зусилля фахівців в галузі бібліографії та каталогізації, що направлені на створення та модернізацію авторитетних записів. Цей комплексний процес передбачає визначення форми елементу бібліографічного запису, що буде використовуватися як його заголовок; визначення посилань, необхідних для цієї форми, визначення взаємозв'язків поміж спорідненими заголовками.
На першому етапі ця робота безпосередньо пов'язана із бібліографічного аналізу документу, що обробляється, в результаті якого фахівці встановлюють точні дані та вірогідну інформацію про індивідуальне ім'я, найменування установи або організації, географічну назву, предметне визначення тощо. Так встановлюються дати життя особи-індивідуального автора, дати існування колективного автора під певною назвою тощо.
Другий етап — створення авторитетного запису та постійна підтримка її протягом тривалого часу, в міру нагромадження нових даних, опису нових документів.
Авторитетна робота припускає також визначення взаємозв'язків поміж варіантами заголовків і спорідненими заголовками на основі створення системи посилань. Результати, що отримуються в процесі авторитетної роботи, а саме авторитетні записи особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв та предметного визначення інформації, фіксуються у довідковій базі даних авторитетних записів.
Авторитений запис — це запис, для якого першим елементом є уніфікований заголовок особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації, що створюється відповідальним органом, котрий складає бібліографічні записи.
Уніфікований заголовок являє собою такий заголовок, що створюється у формі, якої необхідно точно додержуватися до того часу, поки він не змінив свого офіціального найменування, без будь-яких змін, коли б він не виникав у бібліографічному запису.
Очевидно, що елементи бібліографічного запису, які підлягають авторитетному котролю, мають ряд суттєвих властивостей, таких, як повторюваність в деякої множині записів, неоднозначність формулювань (наявність множини їх варіантів: графічних, синтаксичних, морфологічних абревіатурних, синонімічних), видозмінення з плином часу (приміром, перейменування).
У доповнення до уніфікованого заголовку авторитетний запис може містити такі елементи як варіанти формулювань, споріднені заголовки, інформаційна примітка, джерело авторитетних даних і джерело авторитетного запису.
- Варіант формулювання — це альтернативне визначення особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації, наведене у формі, що відрізняється від уніфікованого заголовку. Від варіанту заголовку робиться посилання до уніфікованого заголовку. Кількість посилань необмежена.
- Споріднений заголовок — це один з двох чи більше уніфікованих заголовків, кожен з яких через систему опису пов'язаний з іншим. Такі заголовки створюються, наприклад, для різних найменувань тої самої установи або організації при її перейменуванні чи частковій зміні найменування, передача установи з одного відомства до іншого, зміні підпорядкованості установи всередині відомства, зміні місцезнаходження, структури. Для кожного спорідненого заголовку створюється свій авторитетний запис. Від спорідненого заголовку робиться перехресне посилання до уніфікованого заголовку. Крім того, на кожний споріднений заголовок складається свій авторитетний запис. Кількість перехресних посилань необмежена.
- Інформаційна примітка — це довідкова примітка, що містить фактрографічну інформацію про особу, установу або організацію тощо. Примітка використовується з метою пояснення зв'язків між даним заголовком та іншими заголовками.
- Примітка, що фіксує джерело/джерела авторитетних даних. Джерело авторитетних даних — це або власне документальне джерело, що стало об'єктом створення бібліографічного запису та/або відомості про бібліографічні довідники, що переглянуті з метою встановлення уніфікованого заголовку, або будь-які офіційні джерела.
- Джерело створення авторитетного запису — це установа, що безпосередньо складає авторитетний запис і несе за нього відповідальність.
Система авторитетного контролю найменувань установ та організацій є багатофункціональною та дозволяє вирішувати цілий комплекс спеціальних технологічних завдань:
- уніфікованого представлення в базі даних бібліографічних записів найменувань установ та організацій;
- сприяння інформаційному забезпеченню процесів наповнення та супроводження бази даних бібліографічних записів на основі створення та підтримки національної довідкової бази даних авторитетних записів, до якої користувач може постійно звертатися для ідентифікації необхідного йому документа
- досягнення інформаційної сумісності даних в інформаційних системах;
- забезпечення повноти та точності пошуку в базі даних бібліографічних записів;
- надання можливості мінімізації інформації, що представляється в базі даних бібліографічних записів, на фізичному рівні.
Інформація про заголовки бібліографічних записів внаслідок їх часто надто широких формулювань, з метою економічного використання машинної пам'яті мають зберігатися в базі даних бібліографічних записів в максимально згорнутому вигляді. Довідкова база даних авторитетних записів дозволяє вирішити це завдання, оскільки кожному авторитетному запису привласнюється унікальний код (внутрисистемний номер у довідковій базі даних авторитетних записів). Таким чином, інформація про заголовки в базі даних бібліографічних аписів можуть зберігатися у вигляді цих кодів (номерів), тобто формалізованих еквівалентів і надаватися користувачу у розгорнутому вигляді.
Довідкова база даних авторитетних записів має бути логічно пов'язаною з базою даних бібліографічних записів, а авторитетні дані — організовані відповідно з міжнародними правилами обміну інформацією, які передбачають загальні принципи їх опису, зберігання та використання.
Довідкова база даних авторитетних записів являє собою інформаційну надбудову понад базою даних археографічних записів. Довідкова база даних авторитених записів характеризується наступними особливостями:
- довідкова база даних авторитетних записів відображає широкий спектр альтернативних варіантів представлення особистих імен, найменувань установ та організацій, уніфікованих назв, предметного визначення інформації. Користувач часто не знає точного формулювання уніфікованого заголовку, що є одним з основних пошукових елементів бази даних бібліографічних записів. З метою уникнення втрат інформації про всі документи, що мають відношення до одного заголовку, в довідковій базі даних авторитетних записів мають бути наведені усі можливі їх варіанти.
- структура довідкової бази даних авторитетних записів передбачає наявність зв'язків між варіантами формулювань заголовків, що базуються на розгалуженій системі посилань типу "дивись" (далі "див.") від усіх можливих варіантів формулювань до єдиної уніфікованої форми та перехресних посилань типу "дивись також" (далі "див. також") поміж спорідненими заголовками;
- довідкова база даних авторитетних записів забезпечує нормалізацію та зіставлення даних. При створенні нового бібліографічного запису дані про формулювання заголовку, що неоднозначно розуміються, аналізуються по принципу поваріантної незалежної характеристики, та на основі наявних регламентуючих документів формулюється уніфікований заголовок.
Концепція національної системи авторитетного контролю має базуватися на принципі інтегрованої обробки авторитетних даних, що полягає в єдиній технології централізованої підтримки національної довідкової бази даних авторитетних записів та організації локального використання окремих її фрагментів для розпорошених бібліотечних фондів
Концепція національної системи авторитетного контролю передбачає:
- створення єдиної національної довідкової бази даних авторитетних записів імен національних авторів, найменувань українських установ та організацій, найменувань серіальних видань, що виходять на Україні;
- забезпечення можливості обміну авторитетними записами на міжнародному рівні та використання цих записів при обробці та пошуку документів в локальних фондах їх зберігання;
- концентрацію усіх апаратно-програмних засобів в головній організації, що має займатися питаннями авторитетного контролю.
Для підтримки інформаційної технології авторитетного контролю потрібна організаційна структура, що має забезпечувати координацію авторитетної роботи, яка здійснюється у світовій практиці національними агенціями.
Для користувачів система авторитетного контролю має забезпечити широкий спектр сервісних функцій, серед яких: інтерактивний пошук; надання довідок про чисельні варіанти заголовків бібліографічних записів і можливість правильно сформулювати пошукові елементи для роботи з інформаційною системою; інструктивно-методична допомога.
Система авторитетного контролю має створюватися з орієнтацією на інтеграцію баз авторитетних даних з основними базами даних, що містять бібліографічні записи, і отримання в результаті цього інтелектуальної інформаційної системи, в якій база авторитетних даних трансформується в бази знань.
ЛІТЕРАТУРА
- Сухоруков К.М. Национальные массивы авторитетных данных // Библиотековедение и библиография за рубежом. — 1989. — Вып.121. — С. 17-26.
- Tillett B. 1984 Automated authority control opinion poll: A preliminary analysis // Inform. Technology and Libraries. — 1985. — Vol. 4, N 2. — P. 171-178; Tillett B.B. Considerations for authority control in the online environment // Cat. and Classif. Quart. — 1989. — Vol. 9, N 3. — P. 1-12.
- Taylor A.G. Research and theoretical considerations in authority control // Cat. and Classif. Quart. — 1989. — Vol.9, N 3. — P. 29-56.
- Schmierer H.F. The relationship of authority control to the library catalog // Ill. Libraries. — Vol. 62. — P. 599-603.
- Runkle M. Authority in on-line catalogs // Ill. Libraries. — Vol. 62. — P. 603-606.
- Malinconico S.M. Mass storage technology and file organization // J. of Library Automation. — N 13. — P. 77-87; Henderson K.L. Great expectations: the authority control connection // Ill. Libraries. — Vol. 65. — P. 334-336.
- Семеновкер Б.А. Представление библиотечной и библиографической информации в автоматизированных системах. (Развитие форматов). — М.: Книга, 1972. — 189 с.
- Клапиюк В.Т. Национальная библиография // Сов. библиография. — 1990. — N 4. — С. 28-33.
- Delsey T. Authirity control in an international context // Cat. and Classif. Quart. — 1989. — Vol.9, N 3. — P. 13-28; Anderson D. Universal bibliographic control :A longterm policy. - Pullach, Munchen: Verl. Documentation, 1974. — 87 p.
- Guidelines for authority and reference entries / Rec. by the WG on an International authority system. — London,1984. — 40 p. headings").
- UNIMARC/Authorities. Universal format for authorities /Recommended by the IFLA Steering Group on a UNIMARC format for auhtorities. Approved by the Standing Committees of the IFLA Sections on Cataloguing and Information Technology. — Munchen etc., 1991. — 80 p.
© Антоненко Ірина Петрівна, 1995
Центральна наукова бiблiотека iм. В.I. Вернадського
www.nbuv.gov.ua